WEWNĘTRZNA PROCEDURA ZGŁASZANIA NARUSZEŃ PRAWA
I PODEJMOWANIA DZIAŁAŃ NASTĘPCZYCH W

MARY KAY COSMETICS POLAND SP Z.O.O.

Rozdział 1

Przepisy ogólne, definicje

§ 1. Ustala się wewnętrzną procedurę zgłaszania naruszeń prawa i podejmowania działań następczych w Mary Kay Cosmetics Poland sp z o.o., umożliwiającą w sposób niezależny i zapewniający poufność zgłaszanie naruszeń i podejmowanie działań następczych redukujących naruszenia prawa.

§ 2. Ilekroć w dalszych przepisach jest mowa o:

1. ustawie - należy przez to rozumieć ustawę o ochronie sygnalistów z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz.U. 2024 poz. 928);
2. pracodawcy lub spółce - należy przez to rozumieć Mary Kay Cosmetics Poland Sp z o.o. z siedzibą w Warszawie;
3. procedurze – należy przez to rozumieć niniejszą wewnętrzną procedurę zgłaszania naruszeń prawa i podejmowania działań następczych;
4. osobie dokonującej zgłoszenie lub sygnaliście należy przez to rozumieć: osobę fizyczną, która zgłasza lub ujawnia publicznie informację o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą, o której mowa w art. 4 ust. 1 ustawy;
5. informacji o naruszeniu prawa - należy przez to rozumieć informację, o której mowa w art. 2 pkt 3 ustawy;
6. zgłoszeniu wewnętrznym – należy przez to rozumieć przekazanie spółce informacji o naruszeniu prawa w sposób, o którym mowa w § 3 ust. 1 procedury;
7. działaniu następczym – należy przez to rozumieć działanie podjęte przez spółkę w celu oceny prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu wewnętrznym oraz w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa będącemu przedmiotem zgłoszenia; działaniem następczym może być w szczególności prowadzenie postępowania wyjaśniającego, wszczęcie kontroli, wniesienie oskarżenia, działanie podjęte w celu odzyskania środków finansowych lub zamknięcie działań realizowanych w ramach niniejszej procedury lub procedury przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych i podejmowania działań następczych;
8. przedmiocie naruszenia – należy przez to rozumieć konkretne działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa, dotyczące przypadków, o których mowa w art. 3 ust. 1 ustawy, tj. w szczególności korupcji, przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu, bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami, ochrony środowiska, ochrony prywatności i danych osobowych, bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych.

Rozdział 2

Tryb dokonywania zgłoszeń wewnętrznych

§ 3. 1. Zgłoszenie wewnętrzne może być dokonane w Spółce w postaci elektronicznej, tj. poprzez wysłanie wiadomości za pośrednictwem poczty elektronicznej na następujący adres:  sygnalista@mkcorp.com

2. Zgłoszenie wewnętrzne powinno szczegółowo opisywać zdarzenie będące jego przedmiotem. W zgłoszeniu, o którym mowa w ust. 1 należy w szczególności:

1. wskazać osobę, której dotyczy zgłoszenie;
2. wskazać przedmiot naruszenia;
3. przedstawić datę i miejsce jego wystąpienia lub czas trwania;
4. ujawnić dowody potwierdzające przedstawione zgłoszenie (jeżeli osoba dokonująca zgłoszenia takimi dowodami dysponuje);
5. przedstawić informację, czy dokonujący zgłoszenia oczekuje zorganizowania bezpośredniego spotkania;
6. podać dane osoby dokonującej zgłoszenia, w tym status tej osoby (relacje osoby dokonującej zgłoszenie ze spółką)
7. podać dane osób, które pomagają w dokonaniu zgłoszenia;
8. wskazać adres elektroniczny na który należy przekazać potwierdzenie zgłoszenia, o którym mowa w § 9 ust. 1.

3. Daty wystąpienia lub czasu trwania zdarzenia, o którym mowa w ust. 2 pkt 3) nie wskazuje się w przypadku potencjalnego naruszania prawa, do którego prawdopodobnie dojdzie.

4. Przyjęty w spółce środek komunikacji na potrzeby przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych jest niezależny od sposobów komunikacji przyjętych w spółce w ramach bieżącej działalności, a także zapewniają poufność i integralność danych, w tym ich zabezpieczenie przed ich odczytaniem przez osoby nieuprawnione.

§ 4. Osobami upoważnionymi do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych, podejmowania działań następczych włączając w to weryfikację zgłoszeń wewnętrznych i dalszą komunikację z sygnalistą, w tym występowanie o dodatkowe informacje i przekazywanie sygnaliście informacji zwrotnej oraz związanego z tym przetwarzania danych osobowych są indywidualnie powołane przez Dyrektor Generalną osoby wchodzące w skład ustanowionej przez Dyrektor Generalną Komisji ds. Przyjmowania Zgłoszeń Wewnętrznych i Prowadzenia Działań Następczych w Spółce,  zwane dalej łącznie lub każdy z osobna: "członkiem Komisji".

§ 5. 1. Zgłoszenia wewnętrznego mogą dokonywać w szczególności:

1. pracownicy;
2. pracownicy tymczasowi;
3. osoby świadcząca pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej;
4. przedsiębiorcy;
5. prokurent;
6. wspólnik;
7. członek organu spółki;
8. osoba świadcząca pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy;
9. stażyści
10. wolontariusze;
11. praktykanci.

§ 6. Zgłoszenie wewnętrzne opatruje się numerem sprawy i wpisuje się do rejestru zgłoszeń wewnętrznych, o którym mowa w art. 29 ustawy i którego wzór stanowi załącznik do procedury.

§ 7. Zgłoszenie wewnętrzne nie narusza postanowień rozdziału 4 ustawy, z tym, że zachęca się osoby dokonujące zgłoszeń, aby stosowały w pierwszej kolejności procedurę.

Rozdział 3

Działania następcze

§ 8. 1. Członek Komisji informuje osobę dokonującą zgłoszenia o przyjęciu zgłoszenia niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania. Potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia przekazywane jest na adres elektroniczny podany w zgłoszeniu, chyba, że zgłaszający nie podał adresu elektronicznego, na który należy przekazać potwierdzenie przyjęcia.

2. Członek Komisji niezwłocznie dokonuje wstępnej weryfikacji zgłoszenia w zakresie oceny prawdziwości zarzutów zawartych w zgłoszeniu oraz w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa będącemu przedmiotem zgłoszenia, zwłaszcza gdy z uwagi na przedmiot zgłoszenia, naruszenie prawa mogłoby poważnie zakłócić funkcjonowanie spółki lub narazić pracowników na zagrożenie życia lub zdrowia.

3. Czynności, o których mowa w procedurze członek Komisji wykonuje z zachowaniem należytej staranności.

§ 9. 1. W celu ustalenia prawdziwości zarzutów, o których mowa w § 3 ust. 2, członek Komisji może zwrócić się do osoby dokonującej zgłoszenia o wyjaśnienia lub dodatkowe informacje w zakresie przekazanego zgłoszenia naruszenia prawa. W tym celu, członek Komisji wykorzystuje dane kontaktowe wskazane przez osobę dokonującą zgłoszenia.

2. Odmowa przekazania wyjaśnień lub dodatkowych informacji, o których mowa w ust. 1 nie wstrzymuje biegu dalszego postępowania.

§ 10. 1. Członek Komisji podejmuje decyzję w sprawie:

1. przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego, w tym przeprowadzenia dowodów (z dokumentacji, z zeznań świadków), na których osoba zgłaszająca naruszenie opiera swoje zgłoszenie, lub
2. odstąpienia od przeprowadzenia czynności, o których mowa w pkt 1) w przypadku, gdy wystąpi co najmniej jedna z okoliczności o której mowa w ust. 3.

2. Czynności, o których mowa w ust. 1 pkt 1) nie powinny trwać dłużej niż 2 miesiące od zgłoszenia naruszenia prawa.

3. O odstąpieniu od przeprowadzenia działań następczych, członek Komisji zawiadamia Dyrektor Generalną, osobę dokonującą zgłoszenia oraz pracownika, którego zgłoszenie dotyczy w terminie odpowiednio 7 dni od dnia dokonania zgłoszenia lub 14 dni od dnia podjęcia działań następczych, podając ustalenia z wstępnej weryfikacji zgłoszenia.

4. Członek Komisji odstępuje od przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego jeżeli:

1. zgłoszenie nie dotyczy informacji o naruszeniu prawa;
2. sprawa była już przedmiotem wcześniejszego zgłoszenia, a w zgłoszeniu nie zawarto istotnych nowych informacji na temat naruszeń w porównaniu z wcześniejszym zgłoszeniem wewnętrznym;
3. zgłoszenie jest w oczywisty sposób niewiarygodne.

5. W przypadkach, o których mowa w ust. 4, członek Komisji odnotowuje ten fakt wraz z uzasadnieniem w rejestrze, o którym mowa w § 6.

§ 12. 1. Członek Komisji może zwrócić się do Dyrektor Generalnej o umożliwienie udziału w postępowaniu wyjaśniającym innych pracowników (opiekunów obszarów biznesowych), których udział, z uwagi na posiadaną wiedzę, doświadczenie lub posiadane informacje w zakresie objętym zgłoszeniem, może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, objętej przedmiotem zgłoszenia. Osoby te mogą uczestniczyć w postępowaniu na podstawie pisemnego upoważnienia wydanego przez Dyrektor Generalną.

2. W przypadku, gdy okoliczności sprawy za tym przemawiają, członek Komisji może przeprowadzić postępowanie wyjaśniające, w tym dokonać przesłuchania pracowników mających lub mogących mieć związek z przedmiotem postępowania oraz dokonać analizy dokumentacji wewnętrznej w celu ich skonfrontowania z przedstawionym zgłoszeniem wewnętrznym. Z przesłuchania pracowników sporządza się protokół, który włącza się do akt sprawy.

3. W przypadku, gdy okoliczności sprawy za tym przemawiają, członek Komisji może - za uprzednią zgodą Dyrektor Generalnej - zasięgać opinii wymagającej wiedzy specjalistycznej z danego zakresu.

§ 13. 1. Po przeprowadzeniu czynności, o których mowa w § 11-12, członek Komisji dokonuje oceny zebranego materiału dowodowego.

2. Członek Komisji, uwzględniając materiał dowodowy, o którym mowa w ust. 1, sporządza raport z przeprowadzonego postępowania, który przedstawia Dyrektor Generalnej w terminie nie dłuższym niż 2,5 miesiąca od dnia przyjęcia zgłoszenia.

3. W raporcie, o którym mowa w ust. 2 należy wskazać w szczególności:

1. opis przedmiotu zgłoszenia;
2. osobę, której dotyczy zgłoszenie;
3. czynności podjęte w postępowaniu wyjaśniającym;
4. ustalenie stanu faktycznego;
5. rekomendowane działania naprawcze.

§ 14. Po zapoznaniu się z raportem, o którym mowa w § 13 ust. 2, pracodawca podejmuje odpowiednie środki, adekwatne do rodzaju naruszenia prawa, w tym dyscyplinujące pracowników odpowiedzialnych za naruszenia prawa oraz działania zapobiegające postawaniu naruszeń prawa w przyszłości.

§ 15. 1. Pracodawca przekazuje osobie zgłaszającej naruszenie informację zwrotną, w której stwierdza wystąpienie lub stwierdza brak wystąpienia naruszenia prawa oraz informuje o środkach, które zostały lub zostaną zastosowane w reakcji na stwierdzone naruszenie prawa. W informacji wskazuje się przyczyny podjęcia danego działania.

2. Informacja zwrotna, o której mowa w ust. 1 jest przekazywana osobie zgłaszającej naruszenie w terminie nieprzekraczającym 3 miesięcy od dnia potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia lub, w przypadku nieprzekazania potwierdzenia zgłaszającemu, w terminie 3 miesięcy od upływu 7 dni od dokonania zgłoszenia.

Rozdział 4

Zgłoszenia zewnętrzne

§ 16. 1. Zgłoszenie zewnętrzne polega na przekazaniu informacji o naruszeniu prawa organowi publicznemu lub organowi centralnemu - tj. odpowiednio: Prezesowi Urzędu Ochrony Konkurencji i Konsumentów lub Rzecznikowi Praw Obywatelskich.

2. Zgłoszenie zewnętrzne może być dokonane bez uprzedniego dokonania zgłoszenia wewnętrznego.

3. Tryb dokonywania zgłoszeń zewnętrznych określają przepisy rozdziału 4 ustawy.

Rozdział 5

Sankcje dla osób dokonujących świadomie fałszywego zgłoszenia lub ujawnienia publicznego

§ 17. 1. Kto dokonuje zgłoszenia lub ujawnienia publicznego, o którym mowa w ustawie, wiedząc że do naruszenia prawa nie doszło, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2.

2. Powyższe postanowienie nie wyłącza odpowiedzialności karnej wynikającej z przepisów ustawy z dnia 6 czerwca 1997 r. – Kodeks karny.

Rozdział 6

Postanowienia końcowe

§ 18. W sprawach nieuregulowanych zastosowanie znajdują odpowiednie przepisy ustawy oraz inne przepisy prawa powszechnie obowiązującego.

§ 19. Pracownicy zatrudnieni w Spółce zapoznają się z procedurą, a fakt ten potwierdzają własnoręcznym podpisem. W przypadku pracowników przyjmowanych do pracy, pracodawca zapoznaje pracownika z procedurą przed dopuszczeniem do pracy.