0w Twoim koszyku
XWEWNĘTRZNA PROCEDURA ZGŁASZANIA NARUSZEŃ PRAWA
I PODEJMOWANIA DZIAŁAŃ NASTĘPCZYCH W
MARY KAY COSMETICS POLAND SP Z.O.O.
Rozdział 1
Przepisy ogólne, definicje
§ 1. Ustala się wewnętrzną procedurę zgłaszania naruszeń prawa i podejmowania działań następczych w Mary Kay Cosmetics Poland sp z o.o., umożliwiającą w sposób niezależny i zapewniający poufność zgłaszanie naruszeń i podejmowanie działań następczych redukujących naruszenia prawa.
§ 2. Ilekroć w dalszych przepisach jest mowa o:
Rozdział 2
Tryb dokonywania zgłoszeń wewnętrznych
§ 3. 1. Zgłoszenie wewnętrzne może być dokonane w Spółce w postaci elektronicznej, tj. poprzez wysłanie wiadomości za pośrednictwem poczty elektronicznej na następujący adres: sygnalista@mkcorp.com
2. Zgłoszenie wewnętrzne powinno szczegółowo opisywać zdarzenie będące jego przedmiotem. W zgłoszeniu, o którym mowa w ust. 1 należy w szczególności:
3. Daty wystąpienia lub czasu trwania zdarzenia, o którym mowa w ust. 2 pkt 3) nie wskazuje się w przypadku potencjalnego naruszania prawa, do którego prawdopodobnie dojdzie.
4. Przyjęty w spółce środek komunikacji na potrzeby przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych jest niezależny od sposobów komunikacji przyjętych w spółce w ramach bieżącej działalności, a także zapewniają poufność i integralność danych, w tym ich zabezpieczenie przed ich odczytaniem przez osoby nieuprawnione.
§ 4. Osobami upoważnionymi do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych, podejmowania działań następczych włączając w to weryfikację zgłoszeń wewnętrznych i dalszą komunikację z sygnalistą, w tym występowanie o dodatkowe informacje i przekazywanie sygnaliście informacji zwrotnej oraz związanego z tym przetwarzania danych osobowych są indywidualnie powołane przez Dyrektor Generalną osoby wchodzące w skład ustanowionej przez Dyrektor Generalną Komisji ds. Przyjmowania Zgłoszeń Wewnętrznych i Prowadzenia Działań Następczych w Spółce, zwane dalej łącznie lub każdy z osobna: "członkiem Komisji".
§ 5. 1. Zgłoszenia wewnętrznego mogą dokonywać w szczególności:
§ 6. Zgłoszenie wewnętrzne opatruje się numerem sprawy i wpisuje się do rejestru zgłoszeń wewnętrznych, o którym mowa w art. 29 ustawy i którego wzór stanowi załącznik do procedury.
§ 7. Zgłoszenie wewnętrzne nie narusza postanowień rozdziału 4 ustawy, z tym, że zachęca się osoby dokonujące zgłoszeń, aby stosowały w pierwszej kolejności procedurę.
Rozdział 3
Działania następcze
§ 8. 1. Członek Komisji informuje osobę dokonującą zgłoszenia o przyjęciu zgłoszenia niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania. Potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia przekazywane jest na adres elektroniczny podany w zgłoszeniu, chyba, że zgłaszający nie podał adresu elektronicznego, na który należy przekazać potwierdzenie przyjęcia.
2. Członek Komisji niezwłocznie dokonuje wstępnej weryfikacji zgłoszenia w zakresie oceny prawdziwości zarzutów zawartych w zgłoszeniu oraz w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa będącemu przedmiotem zgłoszenia, zwłaszcza gdy z uwagi na przedmiot zgłoszenia, naruszenie prawa mogłoby poważnie zakłócić funkcjonowanie spółki lub narazić pracowników na zagrożenie życia lub zdrowia.
3. Czynności, o których mowa w procedurze członek Komisji wykonuje z zachowaniem należytej staranności.
§ 9. 1. W celu ustalenia prawdziwości zarzutów, o których mowa w § 3 ust. 2, członek Komisji może zwrócić się do osoby dokonującej zgłoszenia o wyjaśnienia lub dodatkowe informacje w zakresie przekazanego zgłoszenia naruszenia prawa. W tym celu, członek Komisji wykorzystuje dane kontaktowe wskazane przez osobę dokonującą zgłoszenia.
2. Odmowa przekazania wyjaśnień lub dodatkowych informacji, o których mowa w ust. 1 nie wstrzymuje biegu dalszego postępowania.
§ 10. 1. Członek Komisji podejmuje decyzję w sprawie:
2. Czynności, o których mowa w ust. 1 pkt 1) nie powinny trwać dłużej niż 2 miesiące od zgłoszenia naruszenia prawa.
3. O odstąpieniu od przeprowadzenia działań następczych, członek Komisji zawiadamia Dyrektor Generalną, osobę dokonującą zgłoszenia oraz pracownika, którego zgłoszenie dotyczy w terminie odpowiednio 7 dni od dnia dokonania zgłoszenia lub 14 dni od dnia podjęcia działań następczych, podając ustalenia z wstępnej weryfikacji zgłoszenia.
4. Członek Komisji odstępuje od przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego jeżeli:
5. W przypadkach, o których mowa w ust. 4, członek Komisji odnotowuje ten fakt wraz z uzasadnieniem w rejestrze, o którym mowa w § 6.
§ 12. 1. Członek Komisji może zwrócić się do Dyrektor Generalnej o umożliwienie udziału w postępowaniu wyjaśniającym innych pracowników (opiekunów obszarów biznesowych), których udział, z uwagi na posiadaną wiedzę, doświadczenie lub posiadane informacje w zakresie objętym zgłoszeniem, może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, objętej przedmiotem zgłoszenia. Osoby te mogą uczestniczyć w postępowaniu na podstawie pisemnego upoważnienia wydanego przez Dyrektor Generalną.
2. W przypadku, gdy okoliczności sprawy za tym przemawiają, członek Komisji może przeprowadzić postępowanie wyjaśniające, w tym dokonać przesłuchania pracowników mających lub mogących mieć związek z przedmiotem postępowania oraz dokonać analizy dokumentacji wewnętrznej w celu ich skonfrontowania z przedstawionym zgłoszeniem wewnętrznym. Z przesłuchania pracowników sporządza się protokół, który włącza się do akt sprawy.
3. W przypadku, gdy okoliczności sprawy za tym przemawiają, członek Komisji może - za uprzednią zgodą Dyrektor Generalnej - zasięgać opinii wymagającej wiedzy specjalistycznej z danego zakresu.
§ 13. 1. Po przeprowadzeniu czynności, o których mowa w § 11-12, członek Komisji dokonuje oceny zebranego materiału dowodowego.
2. Członek Komisji, uwzględniając materiał dowodowy, o którym mowa w ust. 1, sporządza raport z przeprowadzonego postępowania, który przedstawia Dyrektor Generalnej w terminie nie dłuższym niż 2,5 miesiąca od dnia przyjęcia zgłoszenia.
3. W raporcie, o którym mowa w ust. 2 należy wskazać w szczególności:
§ 14. Po zapoznaniu się z raportem, o którym mowa w § 13 ust. 2, pracodawca podejmuje odpowiednie środki, adekwatne do rodzaju naruszenia prawa, w tym dyscyplinujące pracowników odpowiedzialnych za naruszenia prawa oraz działania zapobiegające postawaniu naruszeń prawa w przyszłości.
§ 15. 1. Pracodawca przekazuje osobie zgłaszającej naruszenie informację zwrotną, w której stwierdza wystąpienie lub stwierdza brak wystąpienia naruszenia prawa oraz informuje o środkach, które zostały lub zostaną zastosowane w reakcji na stwierdzone naruszenie prawa. W informacji wskazuje się przyczyny podjęcia danego działania.
2. Informacja zwrotna, o której mowa w ust. 1 jest przekazywana osobie zgłaszającej naruszenie w terminie nieprzekraczającym 3 miesięcy od dnia potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia lub, w przypadku nieprzekazania potwierdzenia zgłaszającemu, w terminie 3 miesięcy od upływu 7 dni od dokonania zgłoszenia.
Rozdział 4
Zgłoszenia zewnętrzne
§ 16. 1. Zgłoszenie zewnętrzne polega na przekazaniu informacji o naruszeniu prawa organowi publicznemu lub organowi centralnemu - tj. odpowiednio: Prezesowi Urzędu Ochrony Konkurencji i Konsumentów lub Rzecznikowi Praw Obywatelskich.
2. Zgłoszenie zewnętrzne może być dokonane bez uprzedniego dokonania zgłoszenia wewnętrznego.
3. Tryb dokonywania zgłoszeń zewnętrznych określają przepisy rozdziału 4 ustawy.
Rozdział 5
Sankcje dla osób dokonujących świadomie fałszywego zgłoszenia lub ujawnienia publicznego
§ 17. 1. Kto dokonuje zgłoszenia lub ujawnienia publicznego, o którym mowa w ustawie, wiedząc że do naruszenia prawa nie doszło, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2.
2. Powyższe postanowienie nie wyłącza odpowiedzialności karnej wynikającej z przepisów ustawy z dnia 6 czerwca 1997 r. – Kodeks karny.
Rozdział 6
Postanowienia końcowe
§ 18. W sprawach nieuregulowanych zastosowanie znajdują odpowiednie przepisy ustawy oraz inne przepisy prawa powszechnie obowiązującego.
§ 19. Pracownicy zatrudnieni w Spółce zapoznają się z procedurą, a fakt ten potwierdzają własnoręcznym podpisem. W przypadku pracowników przyjmowanych do pracy, pracodawca zapoznaje pracownika z procedurą przed dopuszczeniem do pracy.
WEWNĘTRZNA PROCEDURA ZGŁASZANIA NARUSZEŃ PRAWA
I PODEJMOWANIA DZIAŁAŃ NASTĘPCZYCH W
MARY KAY COSMETICS POLAND SP Z.O.O.
Rozdział 1
Przepisy ogólne, definicje
§ 1. Ustala się wewnętrzną procedurę zgłaszania naruszeń prawa i podejmowania działań następczych w Mary Kay Cosmetics Poland sp z o.o., umożliwiającą w sposób niezależny i zapewniający poufność zgłaszanie naruszeń i podejmowanie działań następczych redukujących naruszenia prawa.
§ 2. Ilekroć w dalszych przepisach jest mowa o:
Rozdział 2
Tryb dokonywania zgłoszeń wewnętrznych
§ 3. 1. Zgłoszenie wewnętrzne może być dokonane w Spółce w postaci elektronicznej, tj. poprzez wysłanie wiadomości za pośrednictwem poczty elektronicznej na następujący adres: sygnalista@mkcorp.com
2. Zgłoszenie wewnętrzne powinno szczegółowo opisywać zdarzenie będące jego przedmiotem. W zgłoszeniu, o którym mowa w ust. 1 należy w szczególności:
3. Daty wystąpienia lub czasu trwania zdarzenia, o którym mowa w ust. 2 pkt 3) nie wskazuje się w przypadku potencjalnego naruszania prawa, do którego prawdopodobnie dojdzie.
4. Przyjęty w spółce środek komunikacji na potrzeby przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych jest niezależny od sposobów komunikacji przyjętych w spółce w ramach bieżącej działalności, a także zapewniają poufność i integralność danych, w tym ich zabezpieczenie przed ich odczytaniem przez osoby nieuprawnione.
§ 4. Osobami upoważnionymi do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych, podejmowania działań następczych włączając w to weryfikację zgłoszeń wewnętrznych i dalszą komunikację z sygnalistą, w tym występowanie o dodatkowe informacje i przekazywanie sygnaliście informacji zwrotnej oraz związanego z tym przetwarzania danych osobowych są indywidualnie powołane przez Dyrektor Generalną osoby wchodzące w skład ustanowionej przez Dyrektor Generalną Komisji ds. Przyjmowania Zgłoszeń Wewnętrznych i Prowadzenia Działań Następczych w Spółce, zwane dalej łącznie lub każdy z osobna: "członkiem Komisji".
§ 5. 1. Zgłoszenia wewnętrznego mogą dokonywać w szczególności:
§ 6. Zgłoszenie wewnętrzne opatruje się numerem sprawy i wpisuje się do rejestru zgłoszeń wewnętrznych, o którym mowa w art. 29 ustawy i którego wzór stanowi załącznik do procedury.
§ 7. Zgłoszenie wewnętrzne nie narusza postanowień rozdziału 4 ustawy, z tym, że zachęca się osoby dokonujące zgłoszeń, aby stosowały w pierwszej kolejności procedurę.
Rozdział 3
Działania następcze
§ 8. 1. Członek Komisji informuje osobę dokonującą zgłoszenia o przyjęciu zgłoszenia niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania. Potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia przekazywane jest na adres elektroniczny podany w zgłoszeniu, chyba, że zgłaszający nie podał adresu elektronicznego, na który należy przekazać potwierdzenie przyjęcia.
2. Członek Komisji niezwłocznie dokonuje wstępnej weryfikacji zgłoszenia w zakresie oceny prawdziwości zarzutów zawartych w zgłoszeniu oraz w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa będącemu przedmiotem zgłoszenia, zwłaszcza gdy z uwagi na przedmiot zgłoszenia, naruszenie prawa mogłoby poważnie zakłócić funkcjonowanie spółki lub narazić pracowników na zagrożenie życia lub zdrowia.
3. Czynności, o których mowa w procedurze członek Komisji wykonuje z zachowaniem należytej staranności.
§ 9. 1. W celu ustalenia prawdziwości zarzutów, o których mowa w § 3 ust. 2, członek Komisji może zwrócić się do osoby dokonującej zgłoszenia o wyjaśnienia lub dodatkowe informacje w zakresie przekazanego zgłoszenia naruszenia prawa. W tym celu, członek Komisji wykorzystuje dane kontaktowe wskazane przez osobę dokonującą zgłoszenia.
2. Odmowa przekazania wyjaśnień lub dodatkowych informacji, o których mowa w ust. 1 nie wstrzymuje biegu dalszego postępowania.
§ 10. 1. Członek Komisji podejmuje decyzję w sprawie:
2. Czynności, o których mowa w ust. 1 pkt 1) nie powinny trwać dłużej niż 2 miesiące od zgłoszenia naruszenia prawa.
3. O odstąpieniu od przeprowadzenia działań następczych, członek Komisji zawiadamia Dyrektor Generalną, osobę dokonującą zgłoszenia oraz pracownika, którego zgłoszenie dotyczy w terminie odpowiednio 7 dni od dnia dokonania zgłoszenia lub 14 dni od dnia podjęcia działań następczych, podając ustalenia z wstępnej weryfikacji zgłoszenia.
4. Członek Komisji odstępuje od przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego jeżeli:
5. W przypadkach, o których mowa w ust. 4, członek Komisji odnotowuje ten fakt wraz z uzasadnieniem w rejestrze, o którym mowa w § 6.
§ 12. 1. Członek Komisji może zwrócić się do Dyrektor Generalnej o umożliwienie udziału w postępowaniu wyjaśniającym innych pracowników (opiekunów obszarów biznesowych), których udział, z uwagi na posiadaną wiedzę, doświadczenie lub posiadane informacje w zakresie objętym zgłoszeniem, może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, objętej przedmiotem zgłoszenia. Osoby te mogą uczestniczyć w postępowaniu na podstawie pisemnego upoważnienia wydanego przez Dyrektor Generalną.
2. W przypadku, gdy okoliczności sprawy za tym przemawiają, członek Komisji może przeprowadzić postępowanie wyjaśniające, w tym dokonać przesłuchania pracowników mających lub mogących mieć związek z przedmiotem postępowania oraz dokonać analizy dokumentacji wewnętrznej w celu ich skonfrontowania z przedstawionym zgłoszeniem wewnętrznym. Z przesłuchania pracowników sporządza się protokół, który włącza się do akt sprawy.
3. W przypadku, gdy okoliczności sprawy za tym przemawiają, członek Komisji może - za uprzednią zgodą Dyrektor Generalnej - zasięgać opinii wymagającej wiedzy specjalistycznej z danego zakresu.
§ 13. 1. Po przeprowadzeniu czynności, o których mowa w § 11-12, członek Komisji dokonuje oceny zebranego materiału dowodowego.
2. Członek Komisji, uwzględniając materiał dowodowy, o którym mowa w ust. 1, sporządza raport z przeprowadzonego postępowania, który przedstawia Dyrektor Generalnej w terminie nie dłuższym niż 2,5 miesiąca od dnia przyjęcia zgłoszenia.
3. W raporcie, o którym mowa w ust. 2 należy wskazać w szczególności:
§ 14. Po zapoznaniu się z raportem, o którym mowa w § 13 ust. 2, pracodawca podejmuje odpowiednie środki, adekwatne do rodzaju naruszenia prawa, w tym dyscyplinujące pracowników odpowiedzialnych za naruszenia prawa oraz działania zapobiegające postawaniu naruszeń prawa w przyszłości.
§ 15. 1. Pracodawca przekazuje osobie zgłaszającej naruszenie informację zwrotną, w której stwierdza wystąpienie lub stwierdza brak wystąpienia naruszenia prawa oraz informuje o środkach, które zostały lub zostaną zastosowane w reakcji na stwierdzone naruszenie prawa. W informacji wskazuje się przyczyny podjęcia danego działania.
2. Informacja zwrotna, o której mowa w ust. 1 jest przekazywana osobie zgłaszającej naruszenie w terminie nieprzekraczającym 3 miesięcy od dnia potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia lub, w przypadku nieprzekazania potwierdzenia zgłaszającemu, w terminie 3 miesięcy od upływu 7 dni od dokonania zgłoszenia.
Rozdział 4
Zgłoszenia zewnętrzne
§ 16. 1. Zgłoszenie zewnętrzne polega na przekazaniu informacji o naruszeniu prawa organowi publicznemu lub organowi centralnemu - tj. odpowiednio: Prezesowi Urzędu Ochrony Konkurencji i Konsumentów lub Rzecznikowi Praw Obywatelskich.
2. Zgłoszenie zewnętrzne może być dokonane bez uprzedniego dokonania zgłoszenia wewnętrznego.
3. Tryb dokonywania zgłoszeń zewnętrznych określają przepisy rozdziału 4 ustawy.
Rozdział 5
Sankcje dla osób dokonujących świadomie fałszywego zgłoszenia lub ujawnienia publicznego
§ 17. 1. Kto dokonuje zgłoszenia lub ujawnienia publicznego, o którym mowa w ustawie, wiedząc że do naruszenia prawa nie doszło, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2.
2. Powyższe postanowienie nie wyłącza odpowiedzialności karnej wynikającej z przepisów ustawy z dnia 6 czerwca 1997 r. – Kodeks karny.
Rozdział 6
Postanowienia końcowe
§ 18. W sprawach nieuregulowanych zastosowanie znajdują odpowiednie przepisy ustawy oraz inne przepisy prawa powszechnie obowiązującego.
§ 19. Pracownicy zatrudnieni w Spółce zapoznają się z procedurą, a fakt ten potwierdzają własnoręcznym podpisem. W przypadku pracowników przyjmowanych do pracy, pracodawca zapoznaje pracownika z procedurą przed dopuszczeniem do pracy.